Datenschutzkonformes Offboarding von Beschäftigten

Das Offboarding bezeichnet einen Prozess, bei welchem ein Mitarbeiter nach der Kündigung des Arbeitsverhältnisses aus einem Unternehmen ausgegliedert wird. Einem strukturierten Offboarding-Prozess kommt aus personalwirtschaftlicher sowie aus datenschutzrechtlicher Sicht eine hohe Bedeutung zu. Der Prozess wird als organisatorische Maßnahme bezeichnet und fällt damit unter die Regelungen des Art. 32 DSGVO. Mit diesen Vorschriften soll die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität personenbezogener Daten geschützt werden. Insbesondere bei einer fristlosen Kündigung oder einem unerwarteten Austritt können aufgrund der Kurzfristigkeit etwaige Gefahren im Hinblick auf den Datenschutz entstehen.

Entzug von Zugangsmöglichkeiten

Bei der Beendigung des Arbeitsverhältnisses müssen alle Schritte aus dem Eingliederungsprozess des Mitarbeiters rückgängig gemacht werden. Der Entzug von Zutritts- und Zugriffsmöglichkeiten wird durch den Art. 32 DSGVO vorgeschrieben. Demnach müssen Unternehmen sicherstellen, dass Unbefugte keinen Zugang zu personenbezogenen Daten erhalten können. Unternehmen müssen daher alle Schlüssel oder Zugangskarten zurückfordern, digitale Zugriffsrechte sowie Passwörter zurücksetzen und die Kollegen sowie die Geschäftspartner über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses informieren. Zu überwachen ist auch die Rückgabe von Unternehmenseigentum und sämtliche Unterlagen und Datenträger, worauf sich personenbezogene Daten befinden können.

Löschung bzw. Archivierung von Daten

Unternehmen dürfen personenbezogene Daten nur solange speichern, wie eine Rechtsgrundlage hierfür besteht und sie zur Erfüllung des Verarbeitungszwecks benötigt werden. Im Falle eines Arbeitnehmers ist der Zweck in der Regel die Durchführung eines Beschäftigungsverhältnisses. Sobald ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, fällt dieser Grund weg. Sofern kein weiterer, besonderer Grund für die Archivierung von Daten besteht, müssen sie gelöscht werden. Vor dem Löschen von Personalakten sollte geprüft werden, ob für diese eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht. Solche Aufbewahrungsfristen können sich insbesondere aus steuerrechtlichen Gesichtspunkten ergeben, Arbeitnehmer haben einen Auskunftsanspruch nach Art. 15 DSGVO zu den über Sie verarbeiteten Daten, insbesondere in der Personalakte. Arbeitgeber müssen in diesen Fällen innerhalb eines Monats Auskunft darüber geben, welche Daten wozu und wie lange gespeichert werden.

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