Unter der Bezeichnung Clean Desk Policy versteht sich eine für Mitarbeiter geltende Benutzerrichtlinie für einen ordentlichen und strukturierten Arbeitsplatz. Die Richtlinie soll zur Steigerung der Produktivität sowie zum verbesserten Datenschutz beitragen. Die Clean Desk Policy wird von den Unternehmen selbst bzw. mit Unterstützung durch eine Spezialisten erarbeitet und auf die individuellen Gegebenheiten eines Betriebes angepasst. Im Hinblick auf den Datenschutz soll die Benutzerrichtlinie dafür sorgen, dass sensible Kundendaten wie personenbezogene Daten sicher und gewissenhaft verstaut werden. Sie sollen Dritten unzugänglich gemacht und ordnungsgemäß archiviert werden können. Insbesondere soll die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen der DSGVO sichergestellt und prüfbar gemacht werden.
Vorteile der Clean Desk Policy
Mit der Clean Desk Policy ergibt sich für Mitarbeiter die Pflicht, Daten und Dokumente sicher und strukturiert abzulegen. Eine Optimierung des Datenschutzes ist ein wesentlicher Vorteil dieses Systems. Gleichzeitig bilden sich jedoch auch viele weitere positive Nutzen für das Unternehmen. Durch die strukturierte Ordnung am Arbeitsplatz können Prozesse optimiert werden. Neben der physischen Reduktion von Sachgegenständen soll die Konzentration auf das Wesentliche gelenkt werden, wodurch ein effizientes Arbeiten ermöglicht wird.
Verantwortung des Arbeitgebers Um das System der Clean Desk Policy langfristig wirksam einzusetzen, bedarf es einer klaren Kommunikation gegenüber den Mitarbeitern. Hierbei sind die Gründe zu erklären, sodass jeder Mitarbeiter ein eigenes Verantwortungsgefühl entwickelt. Insbesondere wenn das Thema Datenschutz bisher keine große Relevanz hatte, ist gezielt auf die Hintergründe und Notwendigkeiten einzugehen. Zudem müssen Arbeitgeber die benötigten Hilfsmittel zur Verfügung stellen. Hierzu können abschließbare Schränke, Sicherungseinrichtungen für die Hardware oder Shredder für nicht mehr benötigte Papierunterlagen gehören. Weiterhin können spezielle Hinweise angebracht werden, welche die Mitarbeiter auf Gefahren oder Handlungsempfehlungen aufmerksam machen. Die Umsetzung der Regelungen ist von der Geschäftsführung zu kontrollieren.
Sie benötigen Unterstützung bei der Umsetzung? Wir stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite. Weitere Informationen und Kontaktmöglichkeiten finden Sie unter https://kajo-datenschutz.de
